Главная » Семинары » Статьи » Деловая переписка по E-mail.

Деловая переписка по E-mail.

Для каждого руководителя важно, чтобы его активную деловую переписку по E-mail: открыли, прочли, поняли, приняли к действию.

 

Несколько советов, которые позволят достигать этих целей в электронной переписке с людьми.

 

1. Тема

1.1 Обязательно пишите тему сообщения. Шансы, что сообщение не будет прочитано, сильно повышаются, если в теме пустота.

1.2 Используйте не более 5 слов в теме.

1.3 Создайте категории и пишите их в теме. Например ВАЖНО, ЗАДАЧА, СРОЧНО. Таким образом тема сообщения может выглядеть так: «ЗАДАЧА: Визит клиента 12 августа» или «ОТВЕТИТЬ СРОЧНО: Претензия»

 

2. Текст

2.1 Помните о «факторе края». Запоминается начало и конец, середина обычно выпадает.

2.2 Начинайте с самого важного. Если вы ставите задачу или о чем-то просите, начните с этой задачи или просьбы. Дальше излагайте суть.

2.3 Формулируйте кратко. Пишите короткими предложениями.

2.4 Исключите «описательный» стиль. Используйте «телеграфный».

2.5 Структурируйте текст – делите на части. Используйте подзаголовки, нумерацию или маркеры-«пульки». Частей должно быть не больше семи (слышали о «магическом числе Миллера»?). Лучше меньше.

2.6 Максимум полстраницы. Постарайтесь, чтобы электронное письмо уместилось на экране ноутбука. Многие письма, длина которых превышает размер экрана, не будут дочитаны до конца.

2.7 Если письмо длинное, в конце еще раз напишите, чего вы ждете от адресата. То, что уже писали в начале.

 

3. Подпись

3.1 Убедитесь, что в Вашей подписи всегда есть контакты, по которым с вами можно связаться, помимо email. (Рабочий, внутренний телефон, мобильный телефон, адрес Вашего мессенджера). Многие вопросы решаются быстрее без электронной переписки.  Когда Ваш номер перед глазами, позвонить проще – не нужно тратить время на его поиски.

 

Эти рекомендации не содержат ничего кардинально нового. Знают все. При этом продолжает удивлять количество писем, написанных «с точностью до наоборот» по отношению к этим разумным правилам.

Наверх страницы || Версия для печати

2009 © FinS

.

Все торговые знаки и прочие объекты интеллектуальной собственности принадлежат их владельцам